Mailcontact met je scriptiebegeleider

Hoe je je scriptiebegeleider via de mail het beste kunt benaderen verschilt per begeleider. Sommigen vinden het bijvoorbeeld fijn om met hun voornaam aangesproken te worden, maar anderen willen juist dat je ze aanspreekt met hun achternaam.

Ondanks dat scriptiebegeleiders verschillende voorkeuren hebben voor de mails die je ze stuurt, hebben we een aantal richtlijnen opgesteld die ervoor zorgen dat je in deze mails zo professioneel en serieus mogelijk overkomt.

Stijl van je mail

Formeel of informeel?

Houd je mails naar je scriptiebegeleider formeel. Gebruik daarvoor ook altijd je schoolmail en niet je persoonlijke mail, zodat je professioneler overkomt.

Aanspreken van je begeleider

Bij het eerste mailcontact met je scriptiebegeleider is het verstandig om hem of haar met zijn of haar achternaam aan te spreken (zoals: “Beste meneer X” of “Beste mevrouw Y”) en in je tekst “u” te gebruiken in plaats van “je” of “jij”. Je weet namelijk niet wat jouw begeleider prettig vindt, dus speel het veilig.

Als je je begeleider direct op een informele manier aanspreekt kun je een verkeerde indruk maken en kan je begeleider gaan twijfelen aan jouw professionaliteit en instelling.

Als je begeleider in de reactie op jouw mail afsluit met alleen zijn of haar voornaam (zoals: “Met vriendelijke groet, Kees”), kun je ervan uitgaan dat je in een volgende mail je begeleider met de voornaam aan kunt spreken. Voor meer zekerheid hierover kun je enkele mails afwachten, om te kijken of hij of zij steeds alleen de voornaam gebruikt.

Soms geeft je begeleider uit zichzelf ook al aan dat je hem of haar met de voornaam en met “je” of “jij” mag aanspreken.

Voorbeelden aanhef en afsluiting

_{* Dit is vaak te formeel en minder gebruikelijk dan “Beste”.}

E-mailhandtekening

Over het algemeen is het niet noodzakelijk om een e-mailhandtekening te gebruiken in het mailcontact met je begeleider. Mocht dit voor jouw opleiding toch verplicht zijn of mocht je dit graag willen, dan kun je hier bijvoorbeeld de volgende punten in verwerken:

• Naam (voor- en achternaam)
• Opleiding
• Onderwijsinstelling
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Foutloze e-mail

Wat in alle gevallen belangrijk is, is een foutloze e-mail. Zorg dat je in correct Nederlands (of Engels als je een Engelse begeleider hebt) mailt en geen taal- en spelfouten maakt. Het is daarom aan te raden om de tekst van je mail goed te herlezen, of zelfs door iemand anders te laten lezen, voordat je deze naar je begeleider stuurt.

Als je een nette en correcte mail naar je begeleider stuurt kom je veel professioneler en serieuzer over.

Houd het kort en krachtig

Scriptiebegeleiders zijn vaak drukbezette mensen die veel dingen tegelijk doen. Het is daarom belangrijk dat je in je mails zo duidelijk en concreet mogelijk bent, zodat ze snel zien wat je probleem is en daarop kunnen reageren.

Tips voor duidelijke mails en soepel contact

• Zorg dat je alleen relevante dingen over je scriptie zegt en vraagt. Deel bijvoorbeeld geen verhalen uit je persoonlijke leven met je begeleider (tenzij deze belangrijk zijn voor je prestaties).
• Stel je vragen op een duidelijke manier en zo kort en bondig mogelijk, zodat je begeleider goed begrijpt wat je precies wilt weten en daar snel antwoord op kan geven.
• Stel niet te ingewikkelde of uitgebreide vragen in je mail, maar bewaar deze voor een persoonlijk contactmoment. Dit is zowel voor jou als voor je begeleider makkelijker. Je bespaart je begeleider namelijk de tijd om hierop te reageren via de mail. En als je de vraag face to face stelt, krijg jij een uitgebreider antwoord en kun je makkelijk doorvragen als je de uitleg niet helemaal begrijpt.
• Geef je begeleider genoeg tijd om te kunnen reageren. Stuur bijvoorbeeld niet je vragen de avond voordat je iets moet inleveren naar hem of haar op, maar doe dit een aantal dagen van tevoren.
• Reageer altijd en zo snel mogelijk op de mail van je begeleider wanneer dit relevant is. Bevestig bijvoorbeeld altijd afspraken die je begeleider voorstelt, geef antwoord op (alle) vragen die je begeleider stelt en geef aan als je iets niet helemaal begrijpt.
• De verantwoordelijkheid van het schrijven van je scriptie ligt bij jou. Wacht dus niet totdat je begeleider je weer mailt om een afspraak te maken, maar toon zelf initiatief. Dit komt op je begeleider ook beter over, omdat je laat zien dat je serieus met je scriptie bezig bent.

Bevestigen van afspraken via de mail

Wanneer je iets mondeling afspreekt met je begeleider is het handig om dit na deze afspraak via de mail te laten bevestigen, zodat je daar op terug kan vallen als je begeleider van deze afspraken afwijkt.

Zet daarom op een rijtje wat jullie afgesproken hebben over bijvoorbeeld deadlines en inhoudelijke punten en vraag je begeleider om dit te controleren en te bevestigen. Zo heb je jullie afspraken zwart-op-wit staan.

Bekijk een aantal voorbeelden van e-mails

Reageert je begeleider niet?

Over het algemeen reageert een scriptiebegeleider altijd op je mails; de een wat sneller dan de ander. Mocht het toch zo zijn dat je maar geen antwoord krijgt op je mail, ga dan eerst voor jezelf na of dit een speciale reden kan hebben, zoals dat het al laat op de avond is, het weekend is, of het een feestdag is.

Ook werken niet alle begeleiders vijf dagen in de week. Vaak kun je de werkdagen van jouw begeleider vinden via je school. Bedenk ook hoe snel je een antwoord nodig hebt. Je wilt namelijk niet te ongeduldig op je begeleider overkomen.

Mocht je echt niet langer kunnen wachten of al een aantal dagen niets van je begeleider gehoord hebben, stuur dan een beleefd herinneringsmailtje. Hierin kun je kort je vraag opnieuw stellen of verwijzen naar je vorige mail.

Als je nog steeds geen antwoord krijgt is het verstandig om contact op te nemen met je hogeschool of universiteit. Van hieruit kan de secretaresse je vaak doorverbinden met je begeleider.

Veelgestelde vragen

Wat doe je als je scriptie wordt afgekeurd?

Het is ontzettend vervelend als je scriptie wordt afgekeurd. Probeer ondanks de teleurstelling toch proactief in overleg te gaan met je begeleider. Stel je begeleider de volgende vragen:

• Waarom moet ik mijn scriptie herkansen?
• Kunt u mij aangeven wat de verbeterpunten zijn?
• Kunnen we een nieuwe deadline plannen voor het inleveren van mijn scriptie?

Zorg dat de afspraken schriftelijk bevestigd worden, bijvoorbeeld door in een mail om bevestiging te vragen. Vervolgens kun je aan de slag met een nieuwe planning.

Uit welke fases bestaat een planning voor je scriptie?

Met behulp van de scriptieplanning kun je stapsgewijs al je deadlines halen en ervoor zorgen dat je op tijd afstudeert.

In de tijdsplanning maak je onderscheid tussen de fase waarin je:

• informatie verzamelt (de startfase);
• het daadwerkelijke onderzoek doet (de onderzoekfase);
• de uitkomsten van het onderzoek opschrijft (de schrijffase).

Uit welke onderdelen bestaat de startfase van je scriptie?

In deze startfase van je tijdsplanning verzamel je informatie en bepaal je je onderwerp. Lees veel onderzoeken om het onderwerp te leren kennen en te begrijpen wat al onderzocht is. Je begint breed en maakt het onderwerp steeds specifieker, zodat je onderzoek haalbaar is.

1. Informatie verzamelen
2. Afgebakend onderwerp kiezen
3. Probleemstelling bepalen
4. Goedkeuring krijgen van je begeleider
5. Deelvragen en methoden bepalen
6. Onderzoeksvoorstel/plan van aanpak opstellen
7. Onderzoeksvoorstel/plan van aanpak aanpassen